Tehosta viestintää ja tiedonhallintaa SharePointin
automaatiomahdollisuuksilla
Viestinnän johtaminen ja tiedonhallinta ovat nykyorganisaatioissa yhä monimutkaisempia tehtäviä. Tiedon jakaminen, sisäinen viestintä ja prosessien hallinta vaativat tehokkaita työkaluja, jotta työskentely sujuu jouhevasti ja viestit tavoittavat oikeat henkilöt oikeaan aikaan. Microsoft SharePoint on pitkään ollut keskeinen työkalu tiedostojen hallinnassa ja yhteistyössä, ja sen potentiaali kasvaa entisestään automaatiomahdollisuuksien myötä. Automaatiot mahdollistavat työaikasäästöjä arjessa ja sujuvoittavat työtä huomattavasti.
Power Automatella työnkulkujen automatisointi
Power Automate on Microsoftin tarjoama työkalu, joka mahdollistaa työnkulkujen luomisen SharePointin ja muiden sovellusten välille. Esimerkiksi kun uusi dokumentti lisätään SharePointiin, se voidaan automaattisesti jakaa määritetyille sidosryhmille sähköpostitse tai Teamsin kautta. Automaattiset työnkulut voivat ohjata dokumentteja tai uutisia oikeille henkilöille hyväksyttäväksi. Tai kun tärkeä tiedosto on vanhentumassa, Power Automate voi luoda muistutuksen asiasta siitä vastaavalle henkilölle.
Lue lisää Power Automatesta: Automaatioratkaisut
Parempi löydettävyys metatietojen avulla
Metatiedot, kuten avainsanat ja kategoriat, auttavat ryhmittelemään ja luokittelemaan dokumentteja. Power Automaten avulla voit automatisoida tämän prosessin, jolloin dokumentit voidaan luokitella automaattisesti esimerkiksi otsikon, sisällön tai projektitiimin perusteella. Tämä vähentää manuaalista työtä ja takaa, että tarvittava tieto löytyy nopeasti ja vaivattomasti.
Ajastettu julkaisu ja sisällön automaattinen hallinta
Viestinnässä on usein tarpeen julkaista tietoa tiettyinä ajankohtina. Julkaisutyökaluilla sisältö voidaan ajastaa julkaistavaksi automaattisesti määritettynä ajankohtana. Tämä varmistaa, että tärkeät tiedotteet, artikkelit ja kampanjasisällöt ilmestyvät oikeaan aikaan ilman manuaalista seurantaa. Lisäksi SharePointin avulla julkaisut voidaan kääntää automaattisesti eri kieliversioiksi, mikä helpottaa monikielisen viestinnän hallintaa.
Viestinnän mittaaminen ja raportointi automaation avulla
Automaatiotyökalujen avulla viestinnän tehoa voidaan myös mitata tarkasti. Esimerkiksi työnkulkujen avulla voidaan seurata, kuinka paljon aikaa menee eri prosessien läpivientiin, kuka hyväksyy tai hylkää sisältöä, ja kuinka moni käyttäjä on lukenut julkaistuja dokumentteja tai uutisia. Tällainen tieto auttaa viestintähenkilöitä optimoimaan prosesseja entisestään ja varmistamaan, että viestintä on mahdollisimman tehokasta.
SharePointin integroitavuus muihin järjestelmiin
Vaikka SharePoint on tiiviisti osa Microsoft 365 -ekosysteemiä, se voidaan integroida myös muihin järjestelmiin. Esimerkiksi CRM-järjestelmän, tikettijärjestelmän tai muiden organisaatiossa käytössä olevien työkalujen yhdistäminen SharePointiin mahdollistaa sujuvamman tiedonhallinnan. Automaatiotyökalut voivat kerätä tietoa näistä järjestelmistä ja ohjata sitä SharePointin kautta oikeille henkilöille.
Tällainen monijärjestelmäintegraatio parantaa organisaation viestintää ja mahdollistaa sen, että tieto on saatavilla oikeaan aikaan, oikeassa muodossa ja oikeilla henkilöillä.
Midpointedin toteuttamia SharePoint-intranetteja, joissa on hyödynnetty automaatioita:
Lahti Energia: Toimintajärjestelmä toteutettiin SharePointin ja Power Platformin avulla niin, että toimintajärjestelmän ohjeet ovat luettavissa intranetin kautta, mutta ihmiset saavat Teamsiin tietoa siitä, mitä ohjeita heidän kuuluu lukea. Kun pakollinen ohje on luettu, henkilö kuittaa ohjeen luetuksi.
https://www.midpointed.fi/palvelut/moderni-tyo/case-lahti-energia/
Pentik: Pentikin jälleenmyyjille tehtiin oma extranet-sivusto, johon kopioidaan automaation avulla osa intranetin sisällöistä.
Case: Pentik loikkasi Microsoftin pilveen ja uudisti intranetin I Midpointed I
Hoas: Uutiset ovat tärkeä osa Hoasin intranettiä, ja sen vuoksi uusista uutisista lähtee automaattisesti postaus Hoasin yhteiseen Teams-työtilan kanavalle Midpointedin rakentaman automaation avulla.
https://www.midpointed.fi/asiakastarina-hoas/