Asiakashaastattelu: Mitä opimme, kun otimme Teamsin käyttöön, kouluttauduimme ja loimme pelisäännöt?

Kaarinan kaupungin Kulttuuri- ja kirjastopalvelun 30-henkinen yksikkö otti Teamsin käyttöön vuoden 2021 syksyllä. Käyttöönotto sisälsi suunnittelun, koulutukset ja asiakkaan luomat pelisäännöt. Asiakkaalta Päivi Svala ja kumppanit lupautuivat haastateltavaksi.

Toivomme, että kokemuksen purkaminen auki auttaa mahdollisimman monia, jotka vielä pohtivat, miten edetä työtapojen vakiinnuttamisen kanssa ja miten ottaa Teams tehokäyttöön.

Päivi Svala ja Kristian käyvät läpi taannoista Teams-käyttöönottoprojektia.

Midpointed Oy:n ja Kaarinan kaupungin kulttuuri- ja kirjastopalvelun yhteinen taival alkoi keväällä 2021 alustavalla projektin aikataulutuksella. Alkusyksy oli helppojen Teams-asioiden suunnittelua ja kouluttautumista. Vuodenvaihteessa 2021–2022 hahmottuivat vaikeammat Teams-käytännöt ja pelisäännöt.

Kaikki suunnittelupalaverit ja koulutukset järjestettiin Teamsin yli. Ensimmäisten hieman pidempien infoiskujen jälkeen koulutussessiot pidettiin alle puolen tunnin mittaisina. Koulutuksista luotiin aina kaksi vaihtoehtoa: viikon alku- ja loppupuolelle. Tämä siis tarkoitti kymmeniä koulutussessiota, joiden aiheet ja sisällöt piti suunnitella hyvin. Toisaalta piti huomioida henkilöstön taitotaso ja pyrkiä joustamaan, jos jokin aihe ja tarve nousi esille.

Ihan aluksi olisi hyvä oivaltaa, että uuden työtavan omaksumisessa on olemassa useita tasoja. Tästä blogasimme jo aiemmin, lue lisää ”Millä tasolla teidän Teamsinne on otettu käyttöön?.

”Koronan myötä tietyt asiat uivat työpäiväämme annettuna. Kun työyhteisö pakotettiin etätyöhön, tulivat Teamsin kokoustyökalut väkisinkin puolitutuksi”

Päivi Svala summaa yksikön ajatuksia.

Teamsin käyttöä edistetään työkalun koulutuksina ja hiljalleen omistajat oivaltavat, että työkalusta siirrytään työtapaan. Ja että koulutuksesta siirrytään omaksumiseen.

Teams-kouluttajalle onkin luonnollista aloittaa helpoista kokoustoiminnoista. Heti alkuun kokoukset, sekä järjestäminen että osallistuminen, olivat tuttuja aika monelle. Tärkeä nopea voitto oli myös yhteistyö oman talon ulkopuolelle.

Dokumenttityössä yksi mielenkiintoinen nopea voitto oli Päivin mielestä myös ns. puhtaan pöydän ilmiö. Kun monen kymmenen vuoden verkkolevykansioiden käytön jälkeen otat Teamsia käyttöön, on mahdollisuus parempaan dokumenttirakenteeseen. Uuden suunnittelua ei kannata pelätä. Osana projektia tiiminvetäjät varailivat vapaita aikoja Midpointedilta, Bookingsin kautta – sitten kanava-, kirjasto- ja kansiorakenteita piirreltiin pienellä ja innostuneella porukalla.

Vielä lisää Teamsin käyttöönoton nopeita voittoja: Teamsin käytön mahdollisuuksia lisää myös monipuoliset käyttötavat: voit käyttää Teamsia paitsi omalla työasemalla eli tietokoneella, mutta myös yhden näpäytyksen verran mobiilisovelluksella. Mobiilisovelluksella voi myös tarvittaessa käydä koko kokouksen.

Nopeista voitoista viimeisimpänä, mutta ei vähäisimpänä Päivi nostaa esille Teamsin haun.

Niin, kovasti me konsultit toitotamme Teamsin hyviä puolia. Toki olemme realisteja, vaikein asia ei ole tekniikka tai että oppiiko henkilöstö uutta, vaikein asia on tämä Päivinkin huomaama seikka:

”Teams kun on niin erilainen kuin sähköposti ja verkkolevyt. Koko Microsoft 365:n hahmottaminen ja pilvityökalujen oivaltaminen vie aikaa”, sanoo Päivi.

Ihan jo sen oivaltaminen, että esim. dokumentti on Teamsissa, mutta aidosti taustalla olevassa SharePointissa. Tai että omat dokumentit voivat olla OneDrivessä, oman verkkolevykansion sijaan, Päivi jatkaa.

Näinhän se on. Jos olemme pari vuosikymmentä tehneet asioita tietyllä tavalla, ihan jo turvallisuuden tunteen tarve pitää meidät kiinni totutussa.

Ja tähän Midpointedin 5 knoppia, miten luoda työympäristö jossa Teams-työtavat tarttuvat, joissa vanhoista työtavoista voi oppia pois.

Alustavasti kulttuuri- ja kirjastoyksikönkin henkilöt koulutettiin kuvan kaltaisella mallilla. Ensimmäinen suuri aihealue oli Teams-keskustelu ja Teamsin perusteet, toisena sitten dokumenttityö. Hiljalleen kun taidot karttuvat, osaa kouluttautuva yksikkö jo hiljalleen hahmottaa itselleen sopivia pelisääntöjä: otetaan yhteyttä ja tehdään yhteistyötä, miten viestitään, miten Teamsia kannattaa muotoilla, mitä kanavia, miten dokumentit jaotellaan.

Kukin näistä vaiheista jakaantuu omiin osiinsa: Teams-perusteet jakaantuu hyötyihin, painikkeisiin, sanastoon, erilaisiin viestimuotoihin ja ilmoituksiin, haun käyttämiseen.

Teams-kokousten koulutukset jakaantuvat kokoukseen osallistumisen alkeisiin, kokouksen järjestämisen alkeisiin, kokousten elävöittämiseen Teamsin keinoin ja muutenkin.
Teamsin dokumentinhallinta jakaantuu helposti dokumenttien tuottamiseen, muokkaamiseen, yhteiskäyttöön, dokumenteista keskusteluun vs. kommentointiin – ja vaikeimpana dokumentin jakamiseen talon ulkopuolelle.

Koulutuksessa ehkä tärkeintä on, että käydään läpi yksi teema ja yksi Teams-toiminto kerralla. Muita tärkeitä asioita olivat ehdottomasti koulutusten pilkkominen ajallisesti pieniin sessioihin. Lyhyet alle puolen tunnin koulutussessiot ovat monella tavalla hyödyllisiä. Toisaalta lyhyt sessio auttaa keskittymisessä ja motivaatiossa. Lyhyet koulutukset, joita järjestetään useampi, ovat pidempään mukana koulutettavan arjessa. Jos koulutuksia olisi vain muutama pidempi, ei väliin jäisi normaalia työtä, Teams-työssä oppimista ja oivaltamista”, sanoo Päivi.

Koulutusten muita tärkeitä asioita on Päivin mielestä runsas esimerkkien käyttö, koulutusten tallentaminen, mahdollisuus kysymyksiin sekä mahdollisuus kahdenkeskisiin suunnittelusessioihin.

No miten juuri näitä koulutuksia olisi voinut kehittää? Päivi olisi puskenut enemmän kotitehtäviä koulutusten välille, sekä jättänyt loppuun aina sellaisen ”en vieläkään tajunnut” -tyyppisen keskustelutuokion. Kouluttajana itse taas suree sitä, että enemmän olisi voinut panostaa sanansaattaja eli edelläkävijöiden roolittamiseen ja tukemiseen.

Henkilöstölle näkyvä osuus on aluksi runsasta tiedottamista. Mitä on tulossa, miksi ja milloin. Näemmä innokkaat uuden kokeilijat aktivoituvat heti. Sitten koulutukset, pala kerrallaan. On tärkeää viestiä, että…

– Teamsin käytön sisäistäminen tulee viemään aikaa
– Teamsiin liittyviä asioita ei tarvitse opetella heti.

Taustalle lyhyesti muutama sana Teamsin pelisäännöistä:

Kun Teams tuli 2017, ymmärrettiin varsin pian, että teknisesti ja toimintoina Teamsin kyllä oppii, mutta yhdessä sovitut pelisäännöt on se vaikea asia. Haaste ei ole painikkeiden painaminen, vaan uuden työtavan soveltaminen koulutettavan organisaation omaan työhön. Tämän takia puhutaan Teams-pelisäännöistä.

Teamsia voi käyttää monella tavalla, joten on tärkeää suunnitella, miten juuri me muotoilemme Teamsimme, milloin Teamsia käytetään suhteessa muihin työkaluihin (kuten sähköpostiin jne.), mitä viestitään ja mitä tallennetaan mihinkin Teams-kanavaan. Esimerkki aivan alkupään pelisäännöistä on se, miten kollegan huomio kiinnitetään Teams-kanavan keskustelussa.

Mitä tärkeitä pelisääntöjä Kaarinassa sitten sovittiin? Ensinnäkin, Päivi toteaa, pelisäännöt pitää listata kirjallisena näkyville:

• Mitä työkalua käytetään milloinkin? Milloin sähköpostia vs. milloin Teamsia?
• Toisekseen Teamsin rakenne: perustelut esimerkiksi sille, luodaanko yksi suuri tiimi, jossa on paljon kanavia vai luodaanko useita pienempiä tiimejä.
• Kuka on minkäkin tiimitilan omistaja? Kuka saa tehdä mitäkin? Mistä asiasta kulkee kenellekin tietoa?
• Avoimuus vs. tietoähky: Jos on paljon eri tiimejä eli tiimitiloja, ovatko kaikki oman organisaation jäsenet niiden jäseniä vai ei?
• Ulkopuoliset jäsenet: Miten ulkopuolisia jäseniä eli Teamsin kielellä vieraita kutsutaan mukaan? Toki kaupungillakin on tähän sanansa sanottavana.
• Dokumenttien iso jako: mitä dokumentteja on pakko pitää vielä verkkolevyasemilla ja mitä voi työstää ja säilyttää Teamsissä?
• Dokumenttikirjastojen rakenne: missä mitkäkin dokumentit ovat?
• Ja loppuun: Mitä Teams-toimintoja käytetään: Mitä toimintoja käytetään johdonmukaisesti Teams-kokouksessa, miten viestitään kollegoille, miten työstetään dokumentteja jne.

Pelisääntöjen suunnittelussa on Päivin mukaan hieman muna-kana-ongelmaa havaittavissa: luodako pelisäännöt koulutuksen alussa, lopussa vai keskellä. ”Mitä aikaisemmin, sen parempi”, pohtii Päivi.

Haasteena on, että pelisääntöjen suunnittelijoiden pitäisi tietää jo jonkin verran Teamsista, toisaalta vasta tietyn Teams-käyttömäärän jälkeen syntyy käsitys tarpeellisista pelisäännöistä.

Teams-pelisäännöt ovat kuitenkin todella tarpeellisia. Pelisäännöt vähentävät epätietoisuutta ja tuovat varmuutta täysin uuteen työtapaan.

Ja kuten meilläkin koulutukset etenivät: aloitetaan helpoista pelisäännöistä, kuten kokoukset ja perusyhteistyö Teamsissä, loppuvaiheessa sitten dokumenttien kanssa työskentely.

Rauhallinen tahti auttaa. Meilläkin tositoimiin ryhdyttiin lokakuussa ja viimeiset koulutukset olivat seuraavan vuoden tammikuussa. Ja rohkeasti vaan Teams käyttöön, Päivi summaa.

Kaikki eivät halua oppia uutta nopeasti. Jossain kohtaa pitää vain päättää, että harjoittelu oli tässä, nyt emme enää käytä sisäistä sähköpostia, Päivi päättää.