SharePoint: 5 faktaa ja tapa projektoida käyttöönotto

1. SharePoint tukee dokumenttityötä

SharePoint on usein sellaisenaan yhteisten materiaalien kotina. Sitä se on ollut jo vuosikymmeniä. SharePoint yksinkertaisimmillaan muistuttaa hyvässä ja pahassa oman tietokoneestasi tuttua keltaisten kansioiden sumaa. Mutta parhaimmillaan ja aika pienellä vaivalla SharePointin päälle voi rakentaa täsmäpalveluita, kuten

• Tarjouspankki
• Sopimuspankki
• Ohjepankki tai astetta suuremmalla työllä
• Koko tuotannon prosessit kattavan laatujärjestelmän

2. SharePoint on aidosti mobiili

SharePointin mobiilisovelluksella voit unohtaa hierarkian mukaan navigoimisen; löydä sen sijaan mitä olet itse tehnyt viimeksi, täytä lomakkeita, avaa dokumentteja, Siirry intraan yhdellä painikkeella.

Teams-mobiilisovellus on kenties Microsoftin parhaita mobiilisovelluksia ikinä, mutta jos haluat tukea organisaatiotasi mobiililla intranet- ja dokumentinhallinta sovelluksella, lataa SharePoint mobiilisovellus iPhonelle tai Androidille.

3. SharePoint on Teamsin taustalla. Aina.

Kun luot uuden tiimin Teamsiin, syntyy taustalle SharePoint –sivustokokoelma. Useinkaan Teamsista ei tarvitse kurkata pellin alle SharePointin alle, mutta jos halutaan ottaa tehoja irti Microsoft 365 -työkalupakista, on SharePointiin kurkkaaminen ihan hyväksi.

4. SharePointilla voi rakentaa intranetin – tai Teams-ajalle sopivan kevyt-intranetin

Intranet oli ja on usean astetta suuremman tai prosesseissaan vaativamman talon tapa hoitaa sisäistä viestintää, keskitettyä dokumentinhallintaa ja kasvavassa määrin erilaisia low-code-ratkaisuilla tuettuja rutiineja ja prosesseja.

2016 vuoden paikkeilla kun Teams esiasteineen teki esiintuloaan, syntyi ajatus että SharePoint ja intranet ovat tarpeina menneen talven lumia – vaan ei. Yhä vaan suuret sisältömäärät ja prosessit tarvitsevat kotia.

Yksi intranetin vahvuus on suurien kokokonaisuuksien esittäminen hierarkisena navigaationa. Monelle käyttäjälle tämä on myös intrantin heikkous. Ohessa näkyvä megamenu-navigaatio on kuitenkin vain yksi vaihtoehto. SharePointin haku ja dokumenttien käyttö suoraan Teamsista käsin kun on varsin hyviä tapoja tukea 20+ vuotta vanhaa navigaation käyttöä, jos alkaa harmittamaan.

Siinä missä Teamsin haku ei ehkä ihan heti käyttömukavuudellaan aukea

5. SharePointin päälle voi tehdä erilaisia nosto- ja löytötyökaluja

Teamsiin on mukava rakentaa ja ylläpitää löytötyökaluja jotka nostavat dokumentteja kätköistään juuri teidän toimintanne mukaisesti.

Jos tuntuu siltä, että Teams toimii hyvänä yhteistyöalusta ja kokonaista intranetiä ei haluaisi rakentaa, on ihan ok nostaa dokumentinhallinnalliset muutokset esille Teamsiin, esim. Viva Connectionsiin perustuvan tekniikan avulla.